ZARZĄDZENIE NR 78 /2021
Dyrektora Zakładu Lecznictwa Odwykowego dla Osób Uzależnionych od Alkoholu w Czarnym Borze z dnia 03-11-2021r.
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Zakładzie Lecznictwa Odwykowego dla Osób Uzależnionych od Alkoholu w Czarnym Borze Na podstawie § 6 Statutu Zakładu Lecznictwa Odwykowego dla Osób Uzależnionych od Alkoholu w Czarnym Borze z dnia 27 marca 2013r., zarządzam co następuje:

§ 1
1. Interesantów w sprawach skarg i wniosków w Zakładzie Lecznictwa Odwykowego dla Osób Uzależnionych od Alkoholu w Czarnym Borze (dalej ZLO) przyjmuje Dyrektor lub jego zastępca w każdą środę w godzinach 15.00 - 17.00.
2. W wyjątkowych przypadkach Dyrektor może upoważnić innego pracownika do przyjęcia interesanta w siedzibie ZLO, jeżeli wynika to z obiektywnych przyczyn braku możliwości przebywania w wyznaczonym dniu i godzinach przez wskazane osoby w ust. 1 powyżej.
3. Fakt przyjęcia oraz sposób załatwienia interesanta w sprawach skarg i wniosków w siedzibie ZLO należy odnotować w tzw. „Ewidencji przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków”, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
4. „Ewidencję”, o której mowa w ust. 3 prowadzi się formie tradycyjnej i przechowuje w sekretariacie ZLO.
5. Informacje o wyznaczonym dniu i godzinach przyjmowania interesantów w sprawie skarg i wniosków umieszcza się na stronie internetowej (BIP) w zakładce „Tryb składania skarg i wniosków” oraz dodatkowo na tablicach ogłoszeń w budynkach ZLO jak również i poradniach.

§ 2
1. W przypadku potrzeby protokolarnego przyjęcia skargi w siedzibie ZLO, stosuje się do tego celu „Protokół przyjęcia ustnej skargi”, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Protokół na polecenie Dyrektora ZLO lub jego zastępcy może sporządzić inny pracownik. 3. Przyjętą skargę w formie protokolarnej ewidencjonuje się w „Rejestrze skarg i wniosków” , którego wzór stanowi załącznik nr 3a i 3b do niniejszego zarządzenia.
4. „Rejestr” , o którym mowa w ust. 3 prowadzony jest przez pracownika sekretariatu ZLO, dopuszcza się elektroniczną formę jego prowadzenia.
5. Na koniec roku kalendarzowego prowadzony „Rejestr” w formie elektronicznej wymaga wydrukowania za dany rok w celach archiwalnych.
6. Za istotną potrzebę przyjęcia „Protokołu ustnej skargi” należy uznać żądanie osoby do pisemnego ustosunkowania się do przedstawionych zarzutów.
7. Z chwilą przyjęcia przedmiotowego protokołu należy zapoznać osobę skarżącą z informacjami administratora wynikającymi z uregulowań art. 13 ust. 1 i 2 RODO.

§ 3
1. W przypadku wpływu skargi lub wniosku w formie pisemnej, złożonej osobiście, przesłanej pocztą lub drogą elektroniczną wymaga ona zaewidencjonowania na tych samych zasadach co określono w § 2 ust. 3.
2. Dyrektor poprzez dekretację wyznacza osobę do rozpatrzenia skargi lub wniosku.
3. Do rozpatrzenia i załatwienia skarg i wniosków w formie pisemnej w ZLO upoważniam:
1) Zastępcę Dyrektora
2) Kierownika Administracyjnego
3) Pielęgniarkę Koordynującą
4) Lekarza Naczelnego
5) Kierownika Terapeutów
6) Koordynatora Przychodni
7) innego pracownika
4. W trakcie rozpatrywania skargi lub wniosku osoba prowadząca winna wszelkie czynności utrwalić w formie: notatek służbowych, przyjętych pisemnych oświadczeń od osób, które mają związek z rozpatrywaną sprawą, w innej formie pozwalającej na właściwe udokumentowanie poczynionych ustaleń.
5. Postępowanie skargowe należy zakończyć sprawozdaniem, które powinno zawierać:
1) dane osoby, której skarga dotyczy,
2) wyszczególnienie oraz wszechstronne wyjaśnienie zarzutów zawartych w skardze,
3) opis stanu faktycznego, wynikających z dokonanych ustaleń,
4) sposób zakończenia postępowania (niepotwierdzenie stawianych zarzutów, nierozstrzygnięcie, potwierdzenie).
6. Sprawozdanie z przeprowadzonego postępowania skargowego wymaga akceptacji przez Dyrektora ZLO.
7. Wzór sprawozdania określa załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia.
8. Odpowiedzi na skargi lub wnioski podpisywane są przez Dyrektora ZLO a w przypadku jego nieobecności przez Zastępcę z wyłączeniem kiedy osobiście ją rozpatrywał.
9. W przypadku złożenia skargi lub wniosku w formie pisemnej, o której mowa w ust. 1 powyżej, osoba prowadząca winna do odpowiedzi dołączyć informację administratora wynikającą z uregulowań art. 13 ust. 1 i 2 RODO.
10. Rozpatrujący skargę w przypadku wskazania we wnioskach o bezzasadności podnoszonych zarzutów zamieszcza w odpowiedzi do strony pouczenie wynikające z art. 239 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej Kpa).

§ 4
1. Postepowanie skargowe lub rozpatrzenie wniosku winno być prowadzone w oparciu o terminy określone w art. 237 Kpa.
2. W razie niezałatwienia skargi w terminie określonym w ust. 1 powyżej stosuje się przepisy art. 36–38 Kpa.
3. O każdym przypadku niezałatwienia spawy w terminie należy zawiadomić wnoszącego skargę lub wniosek, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia.
4. Sposób doręczeń skarg przesłanych do rozpatrzenia w wykorzystaniem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP wynika z uregulowań art. 39 Kpa.
5. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania wnoszącego (tzw. anonimowe) w przypadku nieuzupełnienia braków formalnych pozostawia się bez rozpatrzenia.
6. Dyrektor może polecić wyjaśnienie zarzutów podnoszonych w takich skargach, jak również rozpatrzenie postulatów zawartych we wnioskach z wyłączeniem zapisów regulujących rozpatrywanie skarg i wniosków.

§ 5
Analiza zasadności prawnej roszczeń odszkodowawczych zgłaszanych przez skarżących i przedstawianie wniosków co do sposobu ich załatwienia należy do zadań osoby świadczącej usługę obsługi prawnej w ZLO.

§ 6
Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia sprawuję osobiście.

§ 7
Zobowiązuję pracownika Sekretariatu ZLO do zapoznania osób wyznaczonych w zapisach przedmiotowego zarządzenia oraz przesłania go dla innych pracowników, podległych poradni zgodnie z przyjętymi zasadami.

§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
po. Dyrektora
Zakładu Lecznictwa Odwykowego
dla Osób Uzależnionych od Alkoholu
w Czarnym Borze
Marek Zawada